Özlük Dosyası Nedir? Nasıl Hazırlanır?

Özlük dosyası, bir çalışanın iş ilişkisi boyunca oluşan tüm resmi belge ve yazışmalarının toplandığı arşivdir. 4857 sayılı İş Kanunu‘nun 75. maddesi, işverene çalıştırdığı her personel için böyle bir dosya tutma zorunluluğu getirir. Dosyada kimlik bilgileri, iş sözleşmesi, SGK bildirimleri, sağlık raporları, izin kayıtları ve disiplin işlemleri yer alır.

İşveren, dosyadaki kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun kullanmak, gizli tutulması gereken bilgileri ifşa etmemekle yükümlüdür. Aşağıda dosyayı kimin hazırlayacağı, hangi belgelerin zorunlu hangilerinin isteğe bağlı olduğu, ne kadar süre saklanacağı ve dosya tutmamanın yaptırımı ele alınıyor.

Özlük Dosyası Nedir? Ne İşe Yarar?

Özlük dosyası, bir çalışanın kişisel bilgileri ve iş ilişkisine dair tüm belgelerinin toplandığı dosyadır. Bu dosya, çalışan ile işveren arasındaki hukuki ve idari ilişkiyi düzenleyen, çalışanın tüm iş yaşamına dair kayıtların bulunduğu önemli bir belgedir. Özlük dosyasında, işçinin kimlik bilgileri, ikametgah belgesi, sağlık raporu ve adli sicil kaydı gibi önemli belgeler yer alır. 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesine göre, işveren, işyerindeki her çalışanın özlük dosyasını, yasal düzenlemelere ve iş hukuku çerçevesine uygun şekilde oluşturmak ve muhafaza etmekle yükümlüdür. Bu dosya, sadece işçiye ait kişisel verileri değil, aynı zamanda yasal olarak saklanması gereken diğer belgeleri de içermelidir.

Özlük dosyasının içeriği, işyerinde çalışanla ilgili her türlü yasal ve idari işlemi takip edebilmek için gereklidir. İşverenin, her çalışan için oluşturduğu bu dosyada, çalışan ile ilgili tüm bilgiler düzenli olarak yer almalı ve gerektiğinde erişilebilecek şekilde saklanmalıdır. Yasal olarak istenen belgeler arasında iş sözleşmesi, işe başlama bildirgesi, SGK bildirimleri, sağlık raporları, izin kullanımları, eğitim sertifikaları ve disiplin cezaları gibi dokümanlar bulunur.

Özlük Dosyası Nedir? Ne İşe Yarar?

İşyeri Özlük İçeriğinde Hangi Bilgiler Yer Alır?

Özlük dosyası, bir çalışanın işyerindeki tüm iş ilişkilerini ve profesyonel geçmişini belgeleyen kapsamlı bir arşivdir. Bu dosya, yalnızca işe başlama aşamasında temin edilen birkaç belgeden ibaret değildir, aksine işçinin işyerindeki tüm faaliyetlerine ve ilişkilerine dair önemli dokümanları içerir. İşe girişteki belgeler, özlük dosyasının temelini oluşturur, ancak zamanla güncellenir ve genişler. Zamanla güncellenen ve genişleyen belgelerin de özlük dosyasının içeriğine eklenmesi gerekir.

Özlük dosyası, işçinin işe başlama tarihinden itibaren kullanacağı izinler, aldığı raporlar, performans değerlendirmeleri, eğitimler, disiplin cezaları ve uyarılar gibi her türlü belgeyi içerir. Bu dosya, çalışanın işyerindeki tüm süreçlerini izleyen ve kaydeden bir belge bütünüdür. Ayrıca, işçi ile işveren arasındaki her türlü yazışma, anlaşmazlık, hak talebi veya değişiklik de bu dosyada yer alır.

Kısaca, özlük dosyasında bulunması gereken belgeler şunlardır:

1. Çalışana ait nüfus cüzdanı fotokopisi: Çalışanın kimlik bilgilerini doğrulayan belge.
2. Çalışana ait ikametgah belgesi
3. Çalışanın aldığı eğitimi belgeleyen diploma fotokopisi ya da mezuniyet belgesi: Eğitim durumu ve nitelikleri hakkında bilgi veren belge.
4. Sabıka kaydı: Özellikle bazı mesleklerde (örneğin güvenlik sektörü) istenen adli sicil kaydı.
5. Vesikalık fotoğraf
6. Nüfus kayıt örneği
7. Aile durumunu bildiren belge
8. Erkek çalışanların askerlik durumunu bildiren belge
9. Sağlık raporu: Çalışanın işe uygun olup olmadığını gösteren sağlık raporu.
10. Kan grubu kartı: Çalışanın kan grubu bilgilerini içeren belge (bazı işyerlerinde isteğe bağlı olabilir).
11. İş sözleşmesi / Hizmet sözleşmesi: Çalışanla işveren arasındaki çalışma şartlarını belirleyen sözleşme.
12. SGK işe giriş bildirgesi

Özlük dosyasının içeriği, sadece iş yerindeki faaliyetlerle sınırlı kalmaz, aynı zamanda çalışanla ilgili yasal zorunlulukların yerine getirilmesi için de kritik öneme sahiptir. Sigorta bildirgeleri, maaş ve vergi düzenlemeleri gibi resmi belgeler de dosyanın içinde bulunur. İşverenin, çalışanı işyerine kabul ettiği andan itibaren, tüm bu işlemleri düzenli bir şekilde kaydedip saklaması gerekmektedir.

İşyeri Özlük İçeriğinde Hangi Bilgiler Yer Alır?

İşyeri Özlük Dosyasını Kim Hazırlar?

4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesine göre işveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası oluşturmak zorundadır. Bu dosyada işçinin kimlik bilgileri ile birlikte, işverenin bu Kanun ve diğer ilgili mevzuatlar gereğince düzenlemekle yükümlü olduğu tüm belge ve kayıtlar yer almalıdır. İşveren, bu dosyadaki bilgileri, gerektiğinde yetkili kamu görevlilerine ve mercilere sunmak zorundadır. Ayrıca işveren, işçi hakkında sahip olduğu bilgileri dürüstlük kurallarına ve yasalara uygun bir şekilde kullanmalı, işçinin gizlilik hakkına saygı göstererek, gizli kalması gereken bilgileri açıklamamalıdır.

Özlük dosyası evrakı, genellikle şirketlerin İnsan Kaynakları (İK) departmanında görevli personel tarafından tutulur ve yönetilir. 4857 sayılı Kanun uyarınca her çalışan için ayrı bir özlük dosyası açılır; işe yeni giren çalışandan, şirketin faaliyet alanına ve iç politikalarına uygun olarak çeşitli belgeler teslim alınır. Bu belgeler, çalışanın özlük dosyasının temelini oluşturur ve yasal gerekliliklerin yerine getirilmesi açısından büyük önem taşır.

İşyeri Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

Özlük dosyasının standart bir formatı olmamakla birlikte, her işletme kendi ihtiyacına uygun bir düzenleme yapabilir. Ancak dosyada yer alması gereken tüm bilgilerin eksiksiz bir şekilde doldurulması zorunludur. İlk adım olarak her departman için çalışanlara ait dosyalar açılmalı ve her dosyaya çalışanın adı soyadı eklenmelidir. Ayrıca her personel için dosyada bulunması gereken belgeler belirli bir sıralama ile listelenmelidir. Tüm klasörlerde kontrol ve takip çizelgesi bulundurulmalı, böylece çalışanın işten ayrılması veya yeni işe başlaması durumunda hangi belgelerin eklenmesi gerektiği kolayca belirlenebilir.

Personel özlük dosyası sadece bir işyeri uygulaması değil, aynı zamanda yasal bir zorunluluktur. İşverenler, her yeni çalışanından gerekli belgeleri toplamakla yükümlüdür. Bu belgeler şirketin ihtiyaçlarına göre değişebilir, bazı şirketler sadece sağlık raporu talep ederken bazıları daha detaylı tetkikler isteyebilir. Bu belgeler, çalışanın işe başladığı ilk gün teslim edilir ve ilgili departman tarafından özlük dosyasına eklenir.

Davalı tarafça temyiz dilekçesinde davacı hakkında tanzim edilen 6 klasör halindeki özlük dosyasından bahsedilmekle, yapılan denetimde dava dosyası ekinde bu klasörlere rastlanılmamıştır. Bu itibarla, Mahkemece bahse konu 6 klasörlük davacı işçiye ilişkin özlük dosyasının araştırılması, şayet varsa eklenmesi yoksa da durumun tutanağa bağlanması için dava dosyanın yerel mahkemesine GERİ ÇEVRİLMESİNE, 23.02.2016 gününde oybirliği ile karar verildi.

^[1]

Özlük Dosyası Ne Kadar Süre Saklanır?

Vergi Usul Kanunu, 5510 sayılı Kanun, Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) mevzuatı, Türk Ticaret Kanunu ve İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatı, özlük dosyalarının saklanma sürelerini kendi kapsamları içinde ayrı ayrı düzenler. Buna göre:

• Vergi Usul Kanunu’na göre özlük dosyaları beş yıl saklanmalıdır.
• 5510 sayılı Kanun’a göre özlük dosyaları on yıl süreyle saklanmalıdır.
• SGK mevzuatına göre de aynı şekilde özlük dosyaları on yıl boyunca saklanmalıdır.
• Türk Ticaret Kanunu’na göre, şirketler özlük dosyalarını on yıl boyunca saklama yükümlülüğüne sahiptir.
• İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatına göre ise, özlük dosyalarının saklanma süresi on beş yıl olarak öngörülmüştür.

Özlük Dosyası Tutmamanın Bir Yaptırımı Var Mıdır?

İşletmeler, İş Kanunu’na göre çalışanlarıyla ilgili bilgileri içeren özlük dosyasını tutmakla yükümlüdür. İş Kanunu’nun 104. maddesi, 75. maddede belirtilen özlük dosyalarını düzenlemeyen ve 76. maddede yer alan yönetmelik hükümlerine uymayan işveren veya işveren vekillerine idari para cezası uygulanacağını öngörür. Bu ceza, 2026 yılı itibarıyla 26.620 TL olarak uygulanmaktadır.

işyeri özlük dosyası

Özlük Dosyasında Yer Alması Gereken Belgeler

4857 sayılı İş Kanunu’nun kendisi özlük dosyalarının saklanma süresine ilişkin ayrı bir madde içermez, bu boşluğu yukarıda sayılan VUK, 5510 sayılı Kanun, TTK ve İSG mevzuatındaki süreler doldurur. Kamu idareleri için ayrıca özel bir süre öngörülmüş olup bu kurumlar özlük dosyalarını 30 yıl boyunca saklamak zorundadır. Süre ne olursa olsun, ilgili mercilerce talep edilen dosya 15 gün içinde ibraz edilmelidir.

İşe girişte özlük dosyasında bulunması gereken temel belgeler yukarıda sayılmıştır. Çalışma süresi boyunca ise dosyaya aşağıdaki ek belgelerin eklenmesi gerekir:

• İzin belgeleri (yıllık, ücretsiz, mazeret, doğum izni vb.)
• İş kazası tutanağı
• İstirahat ve iş göremezlik raporları
• Ücret bordroları
• Performans değerlendirmeleri
• İş sağlığı ve güvenliği eğitim belgeleri
• Disiplin cezaları, uyarılar ve savunmalar
• Maaş zammı, terfi bildirileri

Çalışanın medeni durumu değiştiğinde de özlük dosyasına yeni belgeler eklenmelidir. Evlenen bir çalışan için evlilik cüzdanı fotokopisi ile eşinin ve varsa çocuğunun nüfus cüzdanı fotokopisi dosyaya eklenmelidir.

Özlük Dosyasında Yer Alması Gereken Belgeler

Bu belgeler, çalışanla ilgili her türlü resmi işlemin düzgün bir şekilde takip edilebilmesi için düzenli olarak güncellenmelidir.

Dosya safahatı ve bilirkişi raporuna göre dosya içinde yer aldığı belirtilen işyeri özlük dosyası, puantaj kayıtları, ücret bordroları, seyahat emirlerinin dosya ekinde yer almadığı, temyiz incelemesi için dosya ile birlikte gönderilmediği anlaşılmakla dosya içinde yer aldığı belirtilen işyeri özlük dosyası, puantaj kayıtları, ücret bordroları, seyahat emirleri ve dosyanın varsa diğer tüm eklerinin eksiksiz şekilde dosyaya eklendikten sonra tekrar Dairemize gönderilmesi için dosyanın mahkemesine GERİ ÇEVRİLMESİNE, 21.12.2017 tarihinde oybirliğiyle karar verildi.

^[2]

Özlük Dosyasında Bulunabilecek Ek/Özel Belgeler

Çalışanın kişisel durumuna veya işin niteliğine göre özlük dosyasına aşağıdaki belgeler de eklenebilir:

• Engellilik Durumu Belgesi
• 18 Yaşından Küçük Çalışanlar İçin Ebeveyn Onayı
• Yabancı Uyruklu Çalışanlar İçin Çalışma İzni
• Özgeçmiş ve Eğitim Belgeleri
• Eski Hükümlü, Terör Mağduru veya Engelli Bireyler İçin İŞKUR Kayıt Belgesi

Hazırlanan Özlük Dosyası Nereye Verilir?

Özlük dosyası, şirketlerin insan kaynakları departmanlarında saklanan ve çalışan hakkında önemli bilgiler içeren bir belgedir. Bu dosyanın, kişisel verilerin korunması açısından yasalara uygun şekilde muhafaza edilmesi son derece önemlidir. Dolayısıyla, özlük dosyasının yalnızca yetkilendirilmiş kişiler tarafından erişilebilecek şekilde korunması gerekmektedir. Ayrıca, herhangi bir denetim veya talep durumunda, bu dosyanın matbu haliyle ve ıslak imzalı olarak sunulması zorunludur. Bu dosyanın bir örneği fiziksel ortamda, güvenli bir şekilde saklanmalıdır.

Özlük dosyasının tamamının kâğıt ortamında tutulması ise şart değildir, mevzuat elektronik ortamda saklanmasına engel oluşturmaz. Islak imza gerektiren belgeler yine de fiziki olarak muhafaza edilmeli, dijital sistemde ise KVKK’ya uygun erişim kontrolü ve veri güvenliği sağlanmalıdır.

Somut uyuşmazlıkta, davacı işçi davalı asıl işveren bünyesinde değişen alt işverenler nezdinde bilgi işlem merkezinde teknik eleman olarak çalışmış olup, dava sadece asıl işverene karşı açılmıştır. Davalı asıl işveren vekili cevap dilekçesinde davanın, davacı işçinin çalıştığı alt işverenlere ihbarını isteyip, bilahare ilgili alt işverenlerin unvan ve adreslerini bildirmiş ve mahkemece de 03/03/2015 tarihli celsede ihbar edilen alt işverenlerden özlük dosyalarının istenilmesine karar verilmiştir. Ancak ihbar olunan şirketlerden tebligatı iade edilen …nin ticaret sicil adresi araştırılmamış ve bu şirkete özlük dosyasının celbi için müzekkere yazılmamıştır. Diğer yandan hükme esas alınan bilirkişi raporundan sonra alt işveren … Elektrik İnş. Müh. Tur. San. Ve Tic. Ltd. Şti şirketi tarafından mahkemeye sunulan özlük dosyası da değerlendirilmeden sonuca gidilmiştir. Özellikle davacıya bir ödeme yapılıp yapılmadığı ve yıllık ücretli izin hakkının kullandırılıp kullandırılmadığının tespiti bakımından alt işverenlere davanın ihbarı ve özlük dosyalarının temini önem arz etmektedir. Davalının açık talebine rağmen bu talep hakkında eksik işlem yapılarak hukuki dinlenilme hakkının kısıtlanması ve alt işveren … şirketi tarafından mahkemeye sunulan özlük dosyası da değerlendirilmeden karar verilmesi hatalıdır.

^[3]

Özlük Dosyası Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

Özlük dosyası ile ilgili sorularınızı bu başlık altında cevapladık.

Av. Yusuf Emrehan Sucu

Tam burslu olarak eğitimini sürdürdüğü Kadir Has Üniversitesi Hukuk Fakültesi’ni tamamlamıştır. Hukuk eğitimi sırasında birden fazla sertifika programını tamamlamış, kurgusal mahkemelerde sıkça rol almıştır. İş Hukukuna ilişkin alacaklar ve Tazmin...

Tüm yazıları