KEP ADRESİ NEDİR? NASIL ALINIR?

KEP adresi uzun adıyla Kayıtlı Elektronik Posta, resmi yazışmaların güvenli bir şekilde elektronik ortamda yapılmasını sağlayan ve hukuki delil niteliği taşıyan bir elektronik posta sistemi olarak sıklıkla kullanılan bir sistemdir. Özellikle ticari işlemler, şirketler arası yazışmalar, resmi tebligatlar gibi hukuki süreçlerde tercih edilen KEP, gönderilen iletilerin ne zaman, kim tarafından gönderildiği ve alıcının iletileri ne zaman aldığı gibi bilgileri kayıt altına alarak iletilerin yasal geçerliliğe sahip olmasını sağlar. Aynı zamanda resmî belgelerin gönderiminde hızlı bir yol olduğu için zaman tasarrufu sağlar. Bu nedenle KEP, posta gönderiminin en güvenli ve en hızlı yoludur.

KEP ADRESİ NEDİR?

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), bir e-posta yolu olarak resmi bilgi ve belgelerin güvenli bir elektronik ortamda paylaşılmasını sağlayan bir sistemdir. Kayıtlı Elektronik Posta sistemi, resmi yazışmaların yasal düzenlemelere uygun olmasını ve güvenli bir şekilde yapılmasını mümkün kılar. Bu sayede elektronik ortamda yapılan resmi yazışmalar, kanuni delil niteliğini taşır. KEP adresi üzerinden gönderilen veya alınan iletilerin kanuni delil niteliğinde olmasının sebebi ise, bu iletilerin KEP adresi üzerinden gönderildiğinde elektronik imza, zaman damgası gibi unsurları da içermesidir.

KEP adresi üzerinden bir e-posta gönderildiğinde bu e-postanın ne zaman, kim tarafından gönderildiği, alıcının bu e-postayı hangi tarihte teslim aldığı bilgileri de hukuken kanıtlanabilir bilgilerdir. Bu nedenle Kayıtlı Elektronik Posta sistemi üzerinden gönderilen bir e-posta, normal elektronik postanın nitelikli hali olarak düşünülebilir. KEP adresi, elektronik ortamda iletilerini güvenli bir şekilde göndermek isteyen kişiler veya kurumlar tarafından kullanılır.

KEP ADRESİ NE İŞE YARAR?

KEP adresi, resmi yazışmaların elektronik ortamda güvenli bir şekilde yapılmasını ve bu yazışmaların kanuni delil niteliğinde olmasını sağlayan e-posta adresidir. Kayıtlı Elektronik Posta sistemi kullanarak gönderilen bir belgenin içeriği değiştirilemez ve gönderilme, teslim alınma aşamaları kayıt altına alınır. Kayıtlı Elektronik Posta sistemi üzerinden gönderilen e-postalar; güvenli bir şekilde iletilir, saklanır ve kanuni delil niteliğindedir. Özellikle şirketler ve kamu kurumları tarafından resmi işlemlerin güvenli bir şekilde yapılması amacıyla tercih edilen bir sistemdir.

KEP ADRESİ NASIL ALINIR?

Kayıtlı Elektronik Posta sistemi adresine sahip olmak için öncelikle bir KEP adresi alma başvurusu yapılmalıdır. KEP adresi Yetkilendirilmiş Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarına (KEPHS) başvurarak alınabilir. KEPHS (Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısı), KEP hizmetlerini sunan, kullanıcıların KEP hesaplarını oluşturup güvenli bir şekilde işletilmesini sağlayan yetkili kuruluşlardır. KEPHS’ler, kullanıcılara bir KEP adresi verirler ve bu adreslerin güvenliğini sağlarlar. Kayıtlı Elektronik Posta sistemi adresi almak için öncelikle bir kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcısına müracaat edilir.

Türkiye’de en çok tercih edilen hizmet sağlayıcısı PTT olmakla birlikte başka hizmet sağlayıcıları da mevcuttur. Hizmet sağlayıcısına müracaat ettikten sonra talep edilen belgelerin teslim edilmesiyle ve istenilen ücretin ödenmesiyle birlikte KEP adresi alma başvurusu tamamlanır. KEP adresi alma başvurusu ve talep edilen belgeler ise başvuru sahibinin gerçek veya tüzel kişi olmasına göre değişiklik gösterir.

kep adresi nasıl alınır

KEP ADRESİ ALMAK İÇİN GEREKEN EVRAK NELERDİR?

KEP adresi almak için gereken evrak, başvuru sahibinin gerçek veya tüzel kişi olmasına göre değişiklik gösterir. Ayrıca gereken belgeler, başvuru yapılacak hizmet sağlayıcısına göre de değişiklik gösterebilir. Bu nedenle bu yazıda en çok tercih edilen hizmet sağlayıcısı olan PTT için gerekli belgeler yazılmıştır.

Gerçek kişiler, KEP adresi alma başvurusu yaparken kimlik kartı, pasaport veya ehliyet gibi fotoğraflı, T.C. Kimlik Numarası içeren resmi bir belge ve doldurulmuş KEP başvuru formu sunmalıdır. Tüzel kişilerin başvuru sürecinde ise ticaret sicil tasdiknamesi, faaliyet belgesi, noter onaylı imza sirküleri ve başvuru yapan kişi adına yetkilendirme belgesi gerekir. Kayıtlı Elektronik Posta sistemi almak için bu belgelerin eksiksiz ve doğru olması zorunludur.

Gerçek Kişiler

• Fotoğraflı kimlik belgesi (T.C. kimlik kartı, pasaport veya sürücü belgesi)
• KEP hesabı ön başvuru numarası

Tüzel Kişiler

• Üzerinde tüzel kişiliğin MERSİS numarası ya da ticaret sicil numarası bulunan ticaret sicil tasdiknamesinin veya faaliyet belgesinin aslı
• Noter onaylı imza sirküleri
• Başvuru yapan kişinin kimlik tespiti için nüfus cüzdanı fotoğraflı ve kimlik yerine geçen üzerinde T.C. Kimlik Numarası bulunan resmî belge
• Başvuruda bulunacak kimse adına Tüzel Kişi Yetkilendirme Belgesi
• KEP hesabı ön başvuru numarası

KEP ADRESİ ALMAK İÇİN NEREYE MÜRACAAT EDİLİR?

KEP adresi almak için KEP hizmet sağlayıcılarından birine Kayıtlı Elektronik Posta sistemi adresi alma başvurusu yapılmalıdır. Türkiye’de KEP hizmeti sağlayan çeşitli firmalar bulunmaktadır, bunlar arasında en çok tercih edilenlerden biri, PTT KEP hizmetidir. KEP adresi almak için seçilen hizmet sağlayıcısına internet üzerinden online olarak veya şubeye giderek başvuru yapılabilir.

Gerçek kişiler, elektronik imzaya veya mobil imzaya sahipse online kayıt bölümünden başvuru yaparak KEP hesap sahibi olabilir. Elektronik imza veya mobil imza bulunmuyor ise online ön başvuru yaparak KEP hesabı için ön başvuruyu yaptıktan sonra şubeye giderek sözleşme imzalama aşamaları tamamlanabilir.

Tüzel kişiler, MERSİS numarasına sahipse online ön başvuru yaptıktan sonra şubeye giderek kalan işlemlerin tamamlanmasından sonra KEP hesap sahibi olabilir.

PTT’ye başvuru yapılması durumunda, MERSİS numarası veya DETSİS numarası bulunmayan tüzel kişilerin online gerçekleştirilen ön başvuru sırasında “Diğer Tüzel Kişi” olarak başvurmaları gerekir.

Kamu kurumları ise, online ön başvuru bölümünden KEP hesabı ön başvurusu yaptıktan sonra PTT Müdürlüklerine resmi yazıyla görevlendirdiği personeli vasıtasıyla başvurarak kalan işlemleri tamamlayarak KEP hesap sahibi olabilir. Kamu kurumu başvurusu yapabilmek için online ön başvuru sırasında DETSİS numarasının girilmesi gerekir.

ŞİRKETLERİN KEP ADRESİ ALMA BAŞVURUSUNDA HANGİ BİLGİLER VE BELGELER İBRAZ EDİLMELİDİR?

Şirketlerin KEP adresi alma başvurusunda ibraz etmeleri gereken belgeler;

1. Ticaret sicil memurluklarından alınan ve üzerinde ticaret sicil numarası veya MERSİS numarası bulunan ticaret sicil tasdiknamesi veya faaliyet belgesinin aslı
2. Noter onaylı imza sirküleri (İmza sirkülerinde yer alması gereken bilgiler: şirketi kimlerin temsil edeceği, ne kadar süre temsil edeceği, hangi konularda temsil edeceği, imzanın başka bir temsilci ile birlikte mi yoksa münferiden mi geçerli olacağı bilgileri ve müstenidat)
3. KEP hesabı ön başvuru numarası
4. Ayrıca, başvuruyu yapan kişi adına yetkilendirme belgesi ve kişinin kimlik tespiti için fotoğraflı ve kimlik yerine geçen üzerinde T.C. Kimlik Numarası bulunan resmî belge.

KEP ADRESİ KULLANIM ALANLARI

KEP adresi; resmi yazışmalarda, ticari hayatta, kurum içinde veya bireysel ortamlarda kullanım alanlarına sahiptir. Ticari ve hukuki yazışmalarda sıklıkla tercih edilir. Ticari hayatta fatura, teyit mektubu, toplantı çağrıları, ihtar, ihbar vb. belgeler KEP adresi üzerinden gönderilebilir.  Kamu kurumlarıyla yapılan yazışmalar, kurumların kendi aralarında veya çalışanlarıyla yaptıkları yazışmalar, şirketler arası iletişim Kayıtlı Elektronik Posta sistemi ile sağlanabilir. Örneğin, ihtar, maaş veya prim ödemesi bildirimi, performans değerlendirmesi, görevlendirme yazısı, bordro gönderimi işlemleri kayıtlı elektronik posta adresi üzerinden gönderilebilmektedir.

İşletmelerin müşteri ve tedarikçileriyle olan yazışmaları da KEP üzerinden yapılabilmektedir. Fatura, dilekçe, sözleşme, teklif, kabul gönderimleri için de Kayıtlı Elektronik Posta sistemi tercih edilmektedir. KEP adresi üzerinden gönderilen her türlü belge, yazışma güvenli bir şekilde korunur. KEP adresi ile, gönderilen her belge hukuki delil niteliği taşır ve böylelikle bir uyuşmazlık çıkma ihtimaline karşı KEP, güvenli bir ortam oluşturur.

KEP ADRESİ ALMAK MECBURİ MİDİR?

Kayıtlı Elektronik Posta sistemi adresi almak, anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler için zorunludur. Bu şirketlere, Elektronik Tebligat Yönetmeliği gereği, elektronik yolla tebligat yapılması zorunlu hale getirilmiştir. Bu nedenle söz konusu şirketlerin KEP adresi almaları zorunludur. Bunun dışında kalan gerçek ve diğer tüzel kişiler için KEP adresi almak zorunlu değildir.

KEP ADRESİ BAŞVURUSU ONLİNE YAPILIR MI?

KEP adresi alma başvurusu online olarak da yapılabilir. Birçok KEP hizmet sağlayıcısı, internet üzerinden başvuru kabul etmektedir. PTTKEP de online başvuruları kabul etmektedir. Online başvuru için gerekli belgeler taratılarak sisteme yüklenir ve başvuru formu doldurulur. Gerçek kişiler, elektronik imzaya veya mobil imzaya sahipse online kayıt bölümünden başvuru yaparak KEP hesap sahibi olabilir. Ancak elektronik imza veya mobil imza bulunmuyor ise online başvuru ön başvuru olarak kabul edilir. Gerçek kişiler, ön başvuruyu yaptıktan sonra şubeye giderek sözleşme imzalama aşaması tamamlandıktan sonra KEP hesap sahibi olabilir.

Tüzel kişiler, MERSİS numarasına sahipse online ön başvuru yaptıktan sonra şubeye giderek kalan işlemlerin tamamlanmasından sonra KEP hesap sahibi olabilir.  MERSİS numarası veya DETSİS numarası bulunmayan tüzel kişilerin online ön başvuru sırasında “Diğer Tüzel Kişi” olarak başvurmaları gerekir.

KEP ADRESİ İLE NELER YAPILABİLİR?

Kayıtlı Elektronik Posta sistemi adresi ile ticari ve hukuki belgeler güvenli bir şekilde gönderilip alınabilir. Kayıtlı Elektronik Posta sistemi adresi kullanarak elektronik fatura, ihale teklifleri, başvurular, sözleşmeler gibi resmî belgeler güvenli bir biçimde gönderilebilir. Ancak yalnızca KEP hesap kullanıcılarına Kayıtlı Elektronik Posta sistemi adresi üzerinden ileti gönderilebilir. Bu nedenle diğer e-posta adreslerine (Hotmail, Gmail, Mynet gibi) kayıtlı elektronik posta gönderilemez. KEP adresi ile gönderilen her belge, delil niteliği taşır ve bir uyuşmazlık çıkması durumunda kişi lehine kullanılabilir. Gönderilen belgelerin alıcıya ulaşıp ulaşmadığı, ne zaman ulaştığı ve alıcının belgeyi açıp açmadığı bilgileri de KEP sisteminde kayıt altına alınır. Bu sayede, anlaşmazlık durumlarında KEP adresi ile yapılan işlemler delil olarak sunulabilir.

E-DEVLET ÜZERİNDEN KEP ADRESİ SORGULAMASI NASIL YAPILIR?

KEP adresi sorgulama işlemi, e-Devlet üzerinden yapılabilir. E-Devlet’e giriş yaparak Kayıtlı Elektronik Posta sistemi sorgulama hizmetine erişilebilir. E-devlet üzerinden PTTKEP hesabına giriş yapılabilir. Ayrıca, KEP adresi alma başvurusu yapılmışsa, e-Devlet üzerinden başvurunun durumu da takip edilebilir.

KEP ADRESİ ALMANIN MALİYETİ VE ÖDEMESİ

KEP adresi almak, başvurulan hizmet sağlayıcısına göre farklı ücretlendirmelere tabi olabilir. Kayıtlı Elektronik Posta sistemi almak isteyen kişiler, hizmet sağlayıcılarının internet siteleri üzerinden güncel ücret tarifelerini öğrenebilirler. Ödemeler genellikle online olarak yapılabilmekte olup, hizmet sağlayıcıların belirlediği yöntemlere göre de farklılık gösterebilir.

01.02.2024 tarihi itibarı ile uygulanmaya başlayan PTTKEP ücret tarifesine göre,

Yıllık Abonelik Ücreti

 Ücret: 150 TL

Yıllık abonelik ücreti, hem yeni kayıt esnasında hem de abonelik yenileme işlemlerinde her yıl abonelik başlangıcında alınır.

Yıllık Arşiv (Saklama Alanı) Ücretleri

1. 100 MB Kotalı Alan Ücretsiz
2. 250 MB Kotalı Alan 135,00 TL
3. 500 MB Kotalı Alan 210,00 TL
4. 1 GB Kotalı Alan 360,00 TL
5. Her 1 GB İlave Kotalı Alan İçin 360,00 TL

SMS Ücreti

Her Bir SMS Gönderimi: 0,25 TL

KEP İletim Ücreti

0 – 5 MB Arası: 6,00 TL

İlave Her 5 MB ve Kesri İçin: 6,00 TL

e-Yazışma İletim Ücreti

e-Yazışma iletilerinde de aynı boyut sınırlamaları geçerlidir PTT AŞ’den alınan KEP adresleri için maksimum 100 MB e-Yazışma iletisi gönderilebilir. Her bir e-Yazışma iletisi için gönderilen KEP hesabı başına ücret alınır.

0 – 5 MB Arası: 2,00 TL

İlave Her 5 MB ve Kesri İçin: 2,00 TL

KEP ADRESİ NEDİR NASIL ALINIR

SIKÇA SORULAN SORULAR

KEP adresi almak için ne lazım?

KEP adresi almak isteyen gerçek kişiler için, KEP adresi alma başvurusunda fotoğraflı kimlik belgesi ve KEP ön başvuru formu gerekmektedir. Tüzel kişiler için ticaret sicil tasdiknamesi veya faaliyet belgesinin aslı, noter onaylı imza sirküleri, başvuruyu yapan kişi için yetkilendirme belgesi, başvuru yapan kişinin kimlik belgesi ve online ön başvuru formu gerekmektedir.  Bu belgeler, başvuru yapılacak KEP hizmet sağlayıcısına göre farklılık gösterebilir.

KEP online alınır mı?

Evet, Kayıtlı Elektronik Posta sistemi adresi alma başvurusu online yapılabilir. Elektronik imza veya mobil imzası bulunmayan kişilerin imza işlemlerini fiziki olarak yürütmeleri gerekmektedir. Elektronik imza veya mobil imzanın mevcut olması durumunda KEP adresi online alınabilir.

PTTKEP ücreti ne kadar?

PTTKEP yıllık abonelik ücreti 150 TL’dir.  Yıllık saklama alanı, KEP iletim ücreti ve e-yazışma iletim ücretleri ise iletinin boyutuna göre değişmektedir.

E-Devlet üzerinden KEP aktivasyonu nasıl yapılır?

E-Devlet üzerinden KEP aktivasyonu yapmak için ilk olarak e-Devlet sistemine giriş yapılır. Daha sonra arama bölümüne “KEP” ya da “Kayıtlı Elektronik Posta” yazılır. Bu aşamada PTTKEP hesabı için online başvuruyu tıklayarak e-Devlet üzerinden KEP aktivasyon işlemi yapılır.

KEP ücreti nasıl ödenir?

KEP ücretleri, online veya fiziki yöntemlerle ödenebilir. PTTKEP ücreti, PTT’nin resmî web sitesi üzerinden kredi kartı veya banka kartı ile ödenebilir ya da en yakın PTT şubesinden ödeme işlemi gerçekleştirilebilir.

PTT KEP nasıl aktif edilir?

PTT KEP’i aktif etmek için öncelikle KEP adresi başvurusunun tamamlanması gerekir. Başvuru işlemi PTT’nin web sitesi üzerinden online olarak ya da en yakın PTT şubesine giderek yapılabilir. Eğer elektronik imza ya da mobil imza varsa, başvuru online olarak tamamlanabilir ve PTT KEP hesabı hemen aktif hale getirilebilir. Elektronik imza bulunmuyorsa, online ön başvuru yaptıktan sonra PTT şubesine gerekli belgeleri teslim ederek işlem tamamlanır. Başvuru tamamlandıktan ve gerekli ödemeler yapıldıktan sonra KEP hesabı aktif hale gelir. Hesap aktif olduğunda, PTT KEP üzerinden elektronik postalar gönderme ve alma işlemlerine başlanabilir.

Işılay Sarıkaya